Учеб. пособие для студентов учреждений, обеспечивающих получение высшего педагогического образования / Э. М. Кравченя, Т. А. Цесарская. - Мн.: ТетраСистемс, 2006. — 112с: ил.
ISBN 985-470-413-0.В пособии рассмотрены основы делопроизводства, оформление реквизитов, бланков, формуляры, номенклатура дел, информационные технологии как средство повышения эффективности делопроизводства. Представлены современные средства телекоммуникаций и даны рекомендации по их применению в делопроизводстве, а также особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. В приложении приведены упражнения для освоения навыками создания и оформления деловых документов и работы с электронной почтой.
Рекомендуется для студентов высших учебных заведений, работников канцелярий учебных учреждений, может быть использовано на курсах по подготовке секретарей-референтов.Владение информационными технологиями становится неотъемлемой частью общей культуры современного человека.
Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и возможностью приспосабливаться к различным условиям работы, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда.
Эффективность делопроизводства как составной части управленческой деятельности существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации. Современный специалист должен владеть комплексом методов и процессов работы с документами при выполнении им своих функций, знать действующие нормативные документы по делопроизводству и организации архивного хранения документов и грамотно применять их в своей практической работе.
Учитывая, что внедрение компьютерной обработки деловой до-кументациизначительно повышает эффективность делопроизводства, авторы пособия предусмотрели, чтобы все разделы курса базировались на использовании современных компьютерных программ и учитывали требования к оформлению документов в соответствии с действующими стандартами Республики Беларусь.
Особое внимание в пособии уделено следующим вопросам:
— созданию и оформлению деловых документов с помощью текстовых редакторов;
— использованию компьютерных сетей в качестве средства связи;
— внедрению безбумажной технологии как способа ведения делопроизводства;
— повышению профессиональной культуры выпускников в области информационных технологий, используемых в делопроизводстве.
В пособии рассматриваются вопросы теории и практики организации современного документационного обеспечения на основе научно обоснованных принципов и методов его совершенствования, формирование практических навыков работы в области оформления деловых документов, использование современных информационных технологий для повышения эффективности процесса делопроизводства.
Практические задания пособия помогут сформировать представления о:
— деловых документах;
— рациональных подходах к организации работы с документами;
— современных технологиях выполнения операций делопроизводства;
— использовании средств телекоммуникаций;
— создании и оформлении деловых документов;
— ведении делопроизводства^ учреждениях, организациях и на предприятиях;
и приобрести навыки использования:
— современного персонального компьютера для операций делопроизводства;
— новейших операционных систем и прикладных программ для создания, оформления и хранения деловых документов;
— средств телекоммуникаций для повышения эффективности делопроизводства;
— электронной почты и других возможностей компьютерных сетей в процессе делопроизводства.
Материалы данного пособия будут способствовать дальнейшему улучшению качества подготовки специалистов, формированию у них управленческих навыков, умения работать с деловыми документами, используя современное техническое оснащение.
Пособие "Делопроизводство в учреждениях образования" рекомендуется для студентов высших учебных заведений, работников канцелярий учреждений образования, может быть использовано на курсах по подготовке секретарей-референтов.Введение
Основы делопроизводства
Основные понятия, определения, принципы
Понятие о документе
Классификация документов
Система документации
Информационные технологии как средство повышения эффективности делопроизводства
Повышение эффективности делопроизводства при переходе на компьютерную обработку информации
Преимущества применения информационных технологий в делопроизводстве
Использование современных офисных программ для создания, оформления, хранения деловых документов
Обязанности секретаря руководителя учреждения, функции канцелярии
Основные документопотоки учреждения
Этапы и порядок обработки входящих документов
Этапы обработки исходящих документов
Этапы обработки внутренних документов
Регистрация документов
Оформление реквизитов. Бланки и формуляры, номенклатура дел
Нормативные акты, регламентирующие работу с документами
Реквизиты, состав реквизитов по Стб 6.38—95
Схема расположения реквизитов
Формуляр документа
Бланки документов (общие, специальные, бланки для писем)
Аппараты для почтовой обработки корреспонденции
Требования к бланкам и оформлению документов
Правила оформления реквизитов
Дело, номенклатура дел, формирование дел
Хранение дел
Бумагорезательные машины
Устройства для переплета дел
Механические степлеры
Офисные ламинаторы
Уничтожители документов. Виды и технические характеристики
Современные средства телекоммуникаций и их применение в делопроизводстве
Современные средства телекоммуникаций, техническое оснащение современного офиса
Аппаратные требования к персональной электронно-вычислительной технике, периферийным устройствам
Типы принтеров, их преимущества и недостатки
Модемы, факсимильные аппараты
Средства оперативного копирования документов
Компьютерные сети: их классификация и возможности использования в делопроизводстве
Электронная почта, почтовые серверы, почтовый адрес
Преимущества электронной почты перед другими видами связи
Программы работы с электронной почтой
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
заявление, оформление реквизитов заявления
Приказы по основной деятельности, по личному составу. Оформление приказа: констатирующая и распорядительная часть, формуляр
Служебные письма: разновидности по содержанию и назначению, правила оформления
Факсы
Трудовые соглашения. Формуляр трудового соглашения
Протокол: вводная и основная части, правила оформления протокола
Справки: служебные, личные, порядок оформления
Акты. Содержание акта в зависимости от назначения. Оформление акта, реквизиты
Упражнения для тренировки
заключение
литература
